JURNAL MANAJEMEN KANTOR

“SARANA PRASARANA KANTOR SEBAGAI PENUNJANG PRODUKTIVITAS KANTOR YANG EFEKTIF DAN EFISIEN”

"OFFICE INFRASTRUCTURE AS SUPPORTING EFFECTIVE AND EFFICIENT PRODUCTIVITY OFFICE"

Oleh:

Herlina Noer Amaliah

175211041

Prodi D3 Administrasi bisnis

Jurusan Administrasi Niaga

Politeknik Negeri Bandung

2019

ABSTRACT

Productivity is the achievement of production achieved by an office for the actual work produced. This productivity can be generated from any factor. But the first and fundamental factor with a large influence is the factor of infrastructure. These facilities and infrastructure are available to support the activities in the office. Adequate facilities and infrastructure that are well maintained, their use will produce good too. Therefore, these facilities and infrastructure must exist by following the changing times as well, in order to be more sophisticated, the faster the results of work and the more productive productivity they will produce. In this journal will be discussed and clarified again what are the facilities and infrastructure, how to care for them, control, until the procedure of buying and destroying these items. In order to get instructions and open up about important facilities and infrastructure to support a productivity.

Key: Productivity, facilities, infrastructure

Produktivitas adalah pencapaian produksi yang dicapai suatu kantor atas kerja yang dihasilkan sesungguhnya. Produktivitas ini dapat dihasilkan dari faktor apa saja. Namun faktor pertama dan mendasar yang pengaruhnya besar adalah faktor dari sarana prasarana. Sarana dan prasarana ini ada untuk menunjang kegiatan aktivitas yang ada di kantor. Sarana dan prasarana yang memadai yang baik perawatannya, penggunaannya akan menghasilkan yang baik juga. Maka dari itu sarana dan prasarana ini harus ada dengan mengikuti perubahan zaman pula, agar semakin canggih semakin cepat pula hasil pekerjaan dan akan menghasikan produktivitas yang produktif. Di dalam jurnal ini akan dibahas dan diperjelas lagi apa itu sarana dan prasarana, cara merawatnya, mengendalikan, sampai prosedur pembelian dan pemusnahan barang tersebut. Agar mendapat petunjuk dan membuka tentang penting sarana dan prasarana untuk mendukung suatu produktivitas.

Key     : Produktifitas,Sarana , Prasarana

PENDAHULUAN

Produktivitas merupakan hasil yang karyawan capai. Produktivitas dikatakan produktif bila target produksi tercapai bahkan lebih. Produktivitas ini dapat tercapai karena beberapa faktor, seperti gaji yang memadai, kebutuhan pegawai terpenuhi, skill yang mempuni. Namun jauh dari hal itu, dari yang paling dasar yaitu alat kantor. Alat kantor ini jarang diperhatikan oleh manajemen, banyak sekali mesin-mesin yang sudah usam dan nilai nya sampai titik 0 pun masih ada di dalam kantor. Hal itu yang membuat kantor penuh dengan alat yang sudah tidak berguna, yang seharusnya dihapus atau diganti. Penggunukan mesin itu membuat banyak dampak buruk kepada semua hal mulai membuat ruangan penuh dan sempit sehingga tidak rapih dan tidak enak dilihat, lalu karena sempit ini membuat aktivitas pekerjaan menjadi tidak efisien.

Alat yang rusak seharusnya segera mendapat perhatian lebih dan segera ditindak lanjuti. Agar tidak menambah masalah baru dan menghambat ke kegiatan lain yang akan mengaruhi produktivitas kerja pegawai juga. Ketika mesin kantor itu rusak sering sekali lama untuk menindak lanjuti, hal itu yang membuat pekerjaan terhambat dan berakibat menurunnya produktivitas.

Alat kantor yang rusak bisa disebabkan karena dari pertama dalam pembelian, kurang memperhatikan spesifikasi yang sesuai dengan kebutuhan atau karena cacat pengiriman. Jika mesin itu sudah dipakai bisa jadi karena pegawai yang kurang memperhatikan standar dalam penggunaan atau pegawai yang kurang terampil. Maka dari itu pegawai juga yang merupakan partisipasi aktif dalam produktivitas perusahaan harus memiliki skill yang digital juga agar mendukung akan tekhnologi. Jika begini, sebagai bagian pembelian harus memperhatikan dan pertimbangkan hal-hal sebelum membeli alat untuk meminimalisir kerugian dan pemborosan untuk membeli mesin baru.

Seharusnya kantor memperhatikan alat yang digunakan. Karena alat-alat ini yang menjadi penunjang sebuah aktivitas kantor. Bahkan di era zaman sekarang yang menuntut segalanya serba cepat dan digital, sudah waktunya untuk beralih ke alat-alat elektronik. Namun nyatanya masih banyak kantor yang mengabaikan hal itu yang justru membuat terhambatnya pekerjaan sehingga produktivitas menurun, dan menurunnya juga semangat pegawai karena jengkelnya dengan mesin yang lemot, ketinggalan zaman dan membuat pegawai lebih banyak mengeluarkan tenaganya.

Produktivitas akan produktif jika kantor, sumber daya manusia, sarana dan prasarana saling mendukung.

Sarana adalah alat yang digunakan untuk melakukan pekerjaan. Sarana ini merupakan penunjang untuk menyelesaikan pekerjaan dengan efisien dan akhirnya mencapai tujuan. Jika sarana memadai dan alatnya terawat dengan baik maka akan meningkatkan produktivitas perusahaan.

Prasarana adalah penunjang utama dari terselenggaranya suatu aktivitas kantor. Prasarana kantor seperti gedung, ruangan, listrik dan lain-lain.

Sarana dan prasarana sering dianggap sama, padahal keduanya sangatlah berbeda. Prasarana dan sarana merupakan dua hal yang berbeda namun tidak bisa dipisahkan. Jika sarana sudah baik namun prasarana itu tidak mendukung maka sama saja akan terhambat.

            Dalam penggunaan sarana prasarana, pengguna harus mengetahui standar penggunaannya. Akan mudah dan bekerja dengan baik jika pengguna memiliki skill yang baik pula karena akan lebih mahir dan menguasai, dan apabila sewaktu-waktu terdapat trouble pegawai tidak akan panik dan kesulitan karena dapat mengatasinya sendiri.

            Sarana prasarana sebagai penunjang aktivitas di kantor merupakan hal yang penting untuk diperhatikan karena sarana prasarana ini yang membantu pegawai untuk menyelesaikan pekerjaannya agar lebih efisien.

PEMBAHASAN

1.      Pengertian Sarana dan prasarana

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.

Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya sarana dan prasarana perkantoran.

Prasarana kantor adalah segala sesuatu yang menjadi pedoman, patokan ataupun standar bagi orang-orang dalam bekerja di kantor tersebut.  Prasarana kantor ini akan membimbing orang-orang bekerja sesuai aturan yang berlaku.  Contoh: SOP, Buku Manual, peraturan.

Sarana adalah segala alat yang dibutuhkan untuk menunjang dalam tercapainya tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala alat yang dibutuhkan untuk menunjang secara tidak langsung dalam mencapai tujuan.

Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, contohnya mesin-mesin kantor, peralatan, perlengkapan antor, perabot kantor dan lain sebagainya.

Sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak. Seperti contohnya; gedung, tanah, dan ruang.

Hubungan antara sarana, prasarana dengan sumber daya manusia yang ada di dalam kantor tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 1.1 Hubungan antara sarana, prasarana dan staff kantor

           

            Melihat dari gambar diatas mempunyai makna bahwa ketiga unsur yaitu sarana dan prasarana dengan staf kantor memiliki hubungan satu sama lain yang saling mendukung dengan tujuan dari aktifitas kantor.

            Hubungannya dapat dilihat bahwa sarana adalah alat yang digunakan staf kantor untuk melakukan pekerjaan dan prasarana merupakan alat penunjang dalam pekerjaan seorang staff kantor dan merupakan pedoman bagi staff kantor dalam menggunakan sarana.

Dapat disimpulkan bahwa staf kantor akan maksimal kerjanya apabila penunjangnya atau sarana dan prasarana tersedia dengan baik.

2.      Peralatan kantor

Perlatan kantor adalah alat-alat sebagai perlengkapan kantor yang berguna untuk menunjang kegiatan pekerjaan kantor untuk mencapai suatu tujuan dari yang dikerjakan.

Perlatan kantor dikelompokan berdasarkan jenis-jenis berikut:

1.    Barang lembaran

Barang lembaran seperti kertas, karbon

2.    Alat tulis

Alat tulis kantor seperti ; pulpen, stempel, spidol.

3.    Mesin kantor

Mesin kantor merupakan salah satu peralatan kantor sebagai penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien.

       Perkembangan teknologi yang semakin cepat, menuntut manusia untuk bekerja secara cepat pula. Untuk menghadapi perkembangan tersebut, maka perlunya sarana yang memadai dan bekerja dengan baik, bukan hanya itu tapi seorang sumber daya manusia di dalam kantor itu sendiri harus memiliki skill yang digital yang mampu mengoperasikal mesin-mesin kantor yang semakin lama semakin canggih, karena dengan skill yang mempuni sarana yang memadai serta sumber daya manusia nya yang menaati prasarana akan terawatnya mesin-mesin kantor.

       Tidak bisa dipungkiri bahwa mesin dan perlengkapan memang sangat diperlukan untuk mempermudah pekerjaan sehingga akan terjadi efisien waktu, tenaga dan produktivitas yang tinggi.

       Dalam memilih sarana kantor hal yang penting adalah fungsi alat itu sendiri beserta purna jual yang diberikan penjual dan garansi yang diberikan.

4.    Perabot kantor

Perabot kantor (office furniture) diantaranya seperti meja, kursi, lemari, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau bahan lainnya yang memiliki peranan penting dalam setiap kegiatan yang dilakukakan di kantor agar terlaksana dengan sebaik-baiknya. Pemilihan perabot kantor yang sesuai ukuran dan bahanya akan membuat pegawai kantor semangat dalam bekerja karena mereka merasa senang dalam menggunakannya dengan demikian produktivitas bekerja akan meningkat.

Maka dari itu penting dilakukan untuk menggolongkan ukuran maupun kualitas dalam perencanaan dan pemilihan yang dilakukan setepat-tepatnya. Hal itu juga dapat digunakan sebagai pedoman dalam rangka perencanaan pembelian.

Hal yang harus diterapkan juga yaitu ilmu ergonomi, yaitu ilmu yang mempelajari interaksi antara pekerja dengan elemen-elemen lain dalam suatu organisasi yang bekerja dalam suatu kantor untuk mengoptimalkan tugas agar sesuai dengan kebutuhan, kelemahan, dan keterampilan pekerja.

TEKNIK PENGENDALIAN PENGGUNAAN PERSEDIAAN

Persediaan barang perlu di kendalikan karena semakin hari semakin meningkat penggunaannya, manfaatnya yaitu agar tidak boros dan tidak terbuang sia-sia. Cara untuk mengendalikan persediaan kantor adalah:

1.    Gunakan pencatatan

Semua barang yang digunakan dilist dan digolongkan dari yang terpenting dan sering digunakan hingga barang yang tidak sering digunakan atau nilai gunanya rendah. Hal itu untuk menjadi acuan dalam kegiatan perencanaan pembelian agar yang dibeli barang yang dipriotaskan yaitu barang yang paling penting.

Lalu bukan hanya itu, setiap pembelian dan pengambilan di catat di buku catatan agar termonitoring angka penggunaan barang dan pencacatatan untuk pembelian.

Dan untuk mesin kantor yang dipinjam atau perlengkapan lainnya yang biasanya dipakai bersama penting untuk dilakukannya pencacatan agar tau siapa yang terakhir meminjam, meminimalisir kehilangan dan penanggung jawab jelas karena diketahui siapa yang minjamnya.

2.    Pakai CCTV

Jika hanya menjalankan pencatatan masih saja suka ada yang hilang, maka perlu untuk menggunakan CCTV untuk pengawasan. CCTV ini digunakan pada kantor untuk mengawasi kegiatan dikantor dan bisa sebagai tanda bukti atas siapa yang memakai dan meminjam, karena pada hakekatnya manusia sering lupa, maka dibutuhkan technologi untuk pengawasan. Penggunaan CCTV merupakan bahan keamanan paling kuat dan akurat. Hal ini juga bisa membantu meningkatkan kedisiplinan para pegawai.

PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

            Perencanaan adalah usaha untuk mengambil keputusan di masa yang akan datang. Dalam perencanan kebutuhan sarana dan prasarana kantor harus memikirkan pertanyaan; Apa yang dibutuhkan? Dimana dibutuhkan? Kapan dibutuhkan? Bagaimana sarana dan prasarana yang dibutuhkan? Siapa yang membutuhkan?

PERTIMBANGAN DALAM MEMBELI PERLATAN KANTOR

Sebelum melakukan pembelian peralatan kantor ada hal yang harus diperhatikan berikut urutannya dari yang terpenting:

1.        Fungsi

Pertama perhatikan fungsi mesinnya apakah memadai dan memenuhi hal yang dibutuhkan dan diinginkan.

2.        Spesifikasi

Kedua perhatikan spesifikasi alat, apakah banya awet?

3.        Ergonomic

Ergonomi merupakan hubungan pegawai degan fisik. Agar karyawan merasa nyaman dan aman, maka harus diperhatikan faktor ergonominya.

4.        Pura jual

Perhatikan juga purna jual yang akan penjual kasih.

5.        Kemudahan mengoprasikan

Kemudahan pengoprasian alatpun harus diperhatikan agar memudahkan pegawain dalam mengoprasikannya.

6.        Harga

Harga tentu yang mestinya diperhatikan, harus bisa menyesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan.

7.        Garansi

Berapa lama garansi yang di kasih perusahaan untuk pembeli.

8.        Potongan

Potongan ini optional hanya bonus jika ada dalam toko yang dituju.

9.        Cara pengiriman dan pengambilan barang

Cara pengiriman barang kita harus ketahui mereka menggunakan apa. Agar keselamatan barang terjaga.

10.    Cara pembayaran

Cara bayar dari suatu transaksi.

PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

Pengadaan sarana dan prasarana kantor adalah usaha untuk mengadakan barang-barang yang akan dibeli yang sudah direncanakan terlebih dahulu atau wmewujudkan dari apa yang direncanakan sebelumnya. Tujuannya mewujudkan perencanaan. Pengadaan ini bertujuan untuk mengadakan barang-barang kantor, mengadakan keperluan yang dibutuhkan kantor sesuai dengan yang dibutuhkan dan dipikirkan sebelumnya. Pengadaan dilakukan harus setelah melakukan kegiatan perencanaan agar barang yang dibeli jelas apa saja dan benar-benar barang yang diperlukan agar tidak boros anggaran.

            Hal yang harus diperhatikan adalah pegawai harus ikut serta dalam pemilihan barang karena barang yang akan dibeli merupakan alat bersama, agar tidak terjadi klik dan semuanya nyaman menggunakan karena atas hasil pemilihan bersama.

PENYIMPANAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

Penyimpanann merupakan hal yang penting untuk menyimpan barang persediaan perlengkapan kantor, karena tidak semua perlatan langsung di gunakan, maka barang harus disimpan di penyimpanan. Penyimpanan umumnya di lakukan di gudang. Hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan penyimpanan yaitu tempat penyimpanannya:

1.      Barang yang disimpan harus terjamin keamananannya tidak mudah dijankau oleh orang yang tidak berkepentingan baik dalam maupun luar organisasi

2.      Lalu penyimpanannya alat atau barang diusahakan untuk terlindung dari kerusakan-kerusakan yang dapat disebabkan dari kelembaban udara, kebakaran, kebocoran atap tempat penyimpan, suhu, alat kebakaran.

3.      Penyimpanan barang di tata sedemikian rupa agar ketika barang akan di pakai dalam pengambilannya mudah untuk di bawa di tempat penyimpanan. Hal yang harus di perhatikan yaitu pengklasifikasian barang dan pemberian kode identifikasi yang jelas yang dapat mempermudah pengambilan barang.

4.      Adanya sistem pengendalian stok agar alat kantor yang diperlukan selalu tersedia di persediaan. Dengan adanya mekanisme dan tata cara penyimpanan ini adalah usaha untuk menjaga barang-barang baru dibeli terhindar dari kerusakan dan menjaga agar barang tetap dalam kondisi yang baik sebelum di gunakan oleh pemakai.

DISTRIBUSI SARANA DAN PRASARANA KANTOR

Distribusi adalah kegiatan penyaluran barang dari penyimpanan ke pengguna untuk digunakan. Cara yang harus dilakukan agar proses distribusi cepat, aman dan efisien diperlukan kerjasama antar pegawai yang membutuhkan sarana dengan petugas penyimpanan berupa, menyampaikan kebutuhan yang jelas apa yang diperlukan, jumlah berapa, dimana diperlukan, kapan diperlukan, untuk memperlancar proses dari semua permintaan yang ada. Lalu petugas harus cekatan dalam menerima permintaan barang dari satuan kerja, agar tidak menghambat pekerjaan pekerja, dan memperlancar pekerjaan.

PENGGUNAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

Dalam penggunaan barang harus seefektif dan efisien mungkin untuk menghindari pemborosan. Pemborosan terjadi karena dua faktor yaitu, ketidakpedulian pegawai kepada perlengkapan kantor yang digunakan yang timbul karena kurangnya tanggung jawab dalam menggunakan alat dan ketidak jujuran dalam peminjaman pemakaian. Lalu kurangnya keterampilan dalam melakukan  tugaspun dapat mengakibatkan pemborosan karena kurangnya pengetahuan dalam mengoprasikan mesin dan skill untuk menangani mesin yang digunakan sehingga tidak menggunakan alat sesuai SOP yang dapat mengakibatkan alat menjadi rusak.

Dalam penggunaannya alat kantor perlu dipelihara agar barang yang digunakan terawat serta keadaan alat terjaga kualitasnya. Untuk itu agar perlu jadwal ruti untuk service memperbaiki dalam pemeliharaan dan peningkatan kualitas.

Faktor yang perlu diperhatikan untuk pemeliharaan dan peningkatan penggunaan alat:

1.      Pemeliharaan (maintenance)

Pemeliharaan mesin kator di perlukan agar mesin-mesin terawat dan terpelihara dengan baik. Bentuk pemeliharaan dilakukan berdasarkan SOP yang terkandung di dalam mesin tersebut.

2.      Reparasi (repair)

Reparasi perlu dilakukan dengan berjangka. Hal ini betujuan agar mesin terpelihara dengan baik. Serta menjauhi rusak berat makannya di perbaiki dari pertama

3.      Peningkatan (betterment)

Peningkatan dapat dilakukan dengan batter dengan pihak yang membutuhkan mesin kita dan mesin dia sepesifikasi lebih baik. atau servide sendiri langsung dan meningkatkan beberapa komputer.

4.      Penggantian (replacement)

Penggantian dapat dilakukan langsung ke tempat pembelian dengan memperhatikan rules pengembalian ketika beli. Maka dari itu perlu untuk memilih penjual yang memberikan purna jual.

5.      Penambahan (addition)

Penambahan ini optional dari keadaan kantor itu sendiri

PENGHAPUSAN

Nilai suatu barang semakin lama semakin berkurang bahkan dapat mencapai titik 0. Atau dalam artian lain nilai fungsi atau kecanggihan suatu barang semakin lama semakin menurun. Apalagi dengan semakin berkembangnya zaman, alat-alat serba digital dan semakin lama semakin canggih maka nilai suatu barangpun semakin berkurang nilainya. Maka dari itu perlu dilakukannya penghapusan atau penggantian barang invetaris yang dimiliki. Dalam penghapusan barang tentukan bagaimana bentuk penghapusannya apakah dijual kepada organisasi yang membutuhkannya, atau dilelang kepada umum berdasarkan atas orang yang berwenang yang memutuskan barang itu sudah waktunya dimusnahkan atau dengan perhitungan yang sudah ditentukan sebelumnya mengenai nilai barang berapakah turunnya pertahun. Jika barang dijual atau dilelang mesti pasti kejelasan uangnya mau dikemanain. Penghapusan barang bukan hanya berupa penjualan atau lelang tapi pengadaan penggantian barang.

Penutup

Sarana dan prasarana merupakan penunjang utama dalam produktifitas suatu perusahaan. Jika perusahaan ingin meningkatkan produktivitas seharusnya hal yang pertama perhatikan adalah bagaimana fasilitas pegawai yang ada, alatnya bagaimana apakah sudah memenuhi standar.

Karena semakin canggih mesin kantor yang digunakan maka semakin cepat juga waktu yang dihasilkan. Hanya membutuhkan waktu yang sedikit untuk menyelesaikan dan dengan demikian maka pegawai tidak terlalu banyak mengeluarkan tenaganya hal itu membuat semakin efisiennya sebuah kantor.

Selain itu hal dalam pemilihan saranapun harus memperhatikan prasarana yang ada, lebar panjang harus disesuaikan dengan prasarana yang tersedia di kantor. pemilihan bahan yang kuat. Untuk ukuran perusahaan harus menyesuaikan dengan fisik para pegawai agar pegawai yang menggunakannya nyaman.

Prasarana dalam kantor contohnya gedung, ruangan, prasarana ini merupakan penunjang utama dari kegiatan atau suatu aktivitas. Karena prasarana ini merupakan wadah bagi para sumber daya manusia untuk melakukannya.

Hubungan antara sarana, prasarana dan sumber daya manusia haruslah saling mendukung. Seperti sarana yang terawat dengan baik, prasarana yang dijaga dengan baik lalu sumber daya manusianya yang merhatikan suatu standar operasional dalam menggunakannya agar mesin kantor terawat dan awet sehingga tidak akan terjadi pemborosan.

Daftar pustaka

Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kotemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa.

Priansa, D. J., & Garnida, A. (2013). MANAJEMEN PERKANTORAN Efektif, Efisien dan Profesional. Bandung: Alfabeta.

Rasto. (2015). Manajemen Perkantoran Paradima Baru. Bandung: Alfabeta.